Cómo agendar citas desde WhatsApp, Instagram y Telegram en tu Google Calendar

Cada cita que te piden por WhatsApp te obliga a preguntar qué servicio, qué día, a qué hora y a nombre de quién. ChatPal hace esas mismas preguntas por WhatsApp, Instagram o Telegram, ofrece solo las horas libres de tu Google Calendar (o de Altegio, un programa de agenda para salones, clínicas y estudios) y anota la cita ahí, sin que tengas que escribir tú.

Qué calendario conectar

Esta guía sigue el camino de Google Calendar: los servicios y el horario de cada profesional se configuran en ChatPal, y los horarios libres salen de tu calendario, así que lo que ya está ocupado nunca se ofrece. Si ya agendas en Altegio, ChatPal toma de ahí servicios, profesionales y sucursales. Calendly también funciona, pero es para reuniones y llamadas, y en su plan gratuito el asistente no agenda: comparte tu enlace para que la clienta termine la reserva ahí.

Un límite antes de empezar: el precio de un servicio solo admite EUR, USD y UAH, no pesos mexicanos. Si cobras en pesos, deja el precio en blanco: es opcional y el asistente agenda igual.

Solo puede haber una integración de reservas activa por asistente; para cambiar, desactiva la actual en su página de Integraciones.

Paso 1: conecta el calendario

En ChatPal, abre Integraciones y elige Google Calendar.

1. Conectar Google Calendar. Haz clic en el botón y aprueba el acceso en la ventana de Google. En esa ventana Google muestra una lista de permisos y los deja sin marcar: márcalos todos, porque sin ellos el asistente no puede crear ni mover citas.
2. Tus servicios. Añade cada servicio que se puede agendar: nombre, duración, precio opcional y, si lo necesitas, un Margen tras la cita (min) que nadie puede reservar. Por ejemplo, «Limpieza facial profunda», 60 minutos, con 15 de margen para preparar la cabina; una vez guardado, aparece ya marcado en la tarjeta de cada profesional; desmárcalo donde no aplique.
3. Profesionales y horario laboral. Una tarjeta por persona que atiende, con su nombre, su horario semanal y los servicios que hace. En cada tarjeta:
   • Calendario. Cada profesional que atiende necesita su propio calendario de Google, y ChatPal debe poder editarlo con la cuenta de Google que conectaste en el primer paso. Si trabajas sola, basta el tuyo. Si una profesional ya tiene calendario propio, ella lo comparte una sola vez: abre «Configurar y compartir» en ese calendario, en «Compartido con» haz clic en «Añadir personas y grupos», añade la cuenta que conectaste tú y dale el permiso «Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos». Si no tiene, crea uno nuevo con tu cuenta («Otros calendarios» → + → «Crear un calendario») y compártelo con ella. Luego, en ChatPal, haz clic en Actualizar lista de calendarios y elígelo en la tarjeta.
   • Excepciones para fechas concretas, para un día que no sigue el horario semanal, como un sábado de medio día: añades la fecha y el horario de ese día.
   • Límite para cancelar o reprogramar: hasta cuántas horas antes se puede cambiar la cita por el chat. Dentro de ese plazo el asistente explica tu política en lugar de moverla.
4. Activar. Enciende Aceptar reservas con este asistente.

Paso 2: conecta los canales

Cada canal se conecta una vez desde Integraciones:

• WhatsApp: necesitas una cuenta de Facebook, y el número debe seguir en la app WhatsApp Business de tu teléfono. En Integraciones → WhatsApp, elige Conectar y conservar la app y sigue estos pasos:

  1. Marca Entiendo y continúa; ChatPal antes te muestra lo que cambia para tu número, y está resumido abajo.
  2. Inicia sesión con Facebook y elige una cuenta comercial de Meta existente o crea una nueva; haz lo mismo con la cuenta de WhatsApp Business, y luego elige tu número.
  3. En la app de tu teléfono, abre los ajustes de la app, entra en Cuenta → Business Platform y escanea el código QR que muestra ChatPal.

  Así sigues contestando desde la app de tu teléfono: cuando respondes tú a una clienta, el asistente deja de responder en ese chat y lo retoma 24 horas después (el plazo se cambia en Configuración del asistente → Configuración → Respuestas del operador desde el teléfono, campo Devolver el asistente después de (horas)). A cambio, ese número pierde la insignia oficial de empresa, WhatsApp para Windows y WearOS dejan de servir, y tienes que abrir la app con regularidad: Meta desconecta el número si la app del teléfono pasa unos 14 días sin usarse (según la documentación de Meta). Más en ChatPal para WhatsApp.

• Instagram: necesitas una cuenta Business o Creator conectada a una página de Facebook. Haz clic en Conectar Instagram e inicia sesión. Más en ChatPal para Instagram.

• Telegram: en Telegram busca @BotFather, envíale /newbot y elige un nombre y un usuario que termine en bot. Te responde con un token: cópialo y pégalo en ChatPal con Conectar bot de Telegram. Más en ChatPal para Telegram.

Cada canal tiene su propia guía: responder los mensajes de Instagram de un salón, conservar la app WhatsApp Business y sumar un asistente con IA y un chatbot de Telegram para tu negocio.

Lo que ve la clienta en cada canal

El orden de las preguntas es este: servicio (si dice «facial» y tienes tres, pregunta cuál), profesional si son varias, hora, y al final nombre y teléfono. Con eso crea la cita.

Las horas libres le llegan como opciones para tocar: tarjetas en el chat de tu web, una lista que se abre con un toque en WhatsApp y botones bajo el mensaje en Instagram y Telegram.

Paso 3: agenda tú una cita de prueba

Antes de anunciarlo, hazte clienta. Desde un teléfono que no sea el del negocio, escribe al WhatsApp del negocio algo como «Quiero agendar una limpieza facial el viernes en la tarde» y sigue la conversación hasta el final. Las pruebas gastan parte de las 100 respuestas gratuitas; al terminar, borra las citas de prueba en Google Calendar. Después revisa tres cosas:

1. La cita está donde debe. Aparece en el Google Calendar de la profesional y en la tabla Reservas recientes de la página de Google Calendar en ChatPal.
2. Te llegó el aviso. Los avisos de reservas van al propietario y a los administradores, por email o Telegram. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, arriba en la página, y entra en Gestionar espacios de trabajo.... En la pestaña Notificaciones, en la fila Reservas, elige email o Telegram; para Telegram, haz clic ahí mismo en Conectar Telegram e inicia el chat con el bot de avisos.
3. Mover y cancelar funcionan. Escribe «quiero cambiar mi cita al sábado» y luego «cancélala». Comprueba que tu calendario cambió.

Para un recordatorio, abre Configuración → Recordatorios y crea un recordatorio con el disparador Antes de la cita, escribe los minutos en Compensación (minutos) (1440 es un día antes) y elige Recordatorio fijo con su plantilla o Recordatorio guiado con sus instrucciones; llega como mensaje a la clienta, y se ajusta solo si la clienta mueve o cancela la cita.

El asistente puede cambiar la hora de una cita, pero no pasarla a otra profesional: para eso, cancélala y agenda de nuevo. No arrastres el evento al calendario de otra profesional: ChatPal lo toma como cancelado.

Lo que no puede hacer

• No agenda en Booksy ni en Fresha (si usas alguno). No están integrados. Si tu agenda está ahí, la cita la anotas tú.
• Lee texto y fotos (hasta 4 fotos por mensaje, de 10 MB cada una) en WhatsApp, Telegram e Instagram. Las notas de voz, los audios y los videos no los responde, y en Telegram tampoco los stickers.
• No escribe primero. No puede abrir una conversación con una clienta.
• No atiende llamadas de voz ni Viber. En Telegram solo atiende chats privados, no grupos ni canales.
• En Instagram no procesa las menciones en historias. Si una clienta responde a una historia tuya, el asistente contesta como a cualquier otro mensaje, pero no ve a qué historia respondió.
• No agenda en Zendesk. Ni citas ni recordatorios.
• La cita se identifica por el teléfono (en Calendly, por el email con el que se agendó). No pide contraseña ni código: quien escriba dando ese dato puede moverla o cancelarla, igual que quien llama a tu negocio y dice a nombre de quién está.

Más en ChatPal con Google Calendar, ChatPal con Altegio y la página de planes.