Recepcionista IA para pequeños negocios: qué hace en los chats y cuánto cuesta

ChatPal es una recepcionista IA para chats y mensajes directos: contesta en el chat de tu web, WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, no por teléfono. Con tu lista de precios y tus normas responde las preguntas de siempre, agenda, cambia y cancela citas en Google Calendar, Altegio o Calendly, manda recordatorios, guarda el contacto de quien escribe y pasa a una persona lo que no puede resolver. Si tus clientes llaman más de lo que escriben, te conviene una recepcionista de voz; más abajo explicamos cuándo. ChatPal lo hacemos nosotros; los precios de otras herramientas llevan su fuente al final.

Lo que hace en los chats

• Contesta con tu información. Le das tu lista de precios, tu horario y tus normas (anticipo, cancelaciones, aparcamiento) en archivos o con la dirección de tu web. Si algo no está ahí, dice que no tiene ese dato y quién puede responder, en lugar de inventarlo.
• Agenda, cambia y cancela. Con Google Calendar, Altegio o Calendly ofrece solo horas libres de tu agenda y crea la cita. Para moverla o cancelarla, la encuentra por el teléfono con el que se reservó (en Calendly, por el email). Con Google Calendar puedes poner un límite de horas para cambios: dentro de ese plazo explica tu política en vez de mover la cita.
• Manda recordatorios antes de la cita, en el mismo chat donde se reservó (salvo en Messenger). Si la cita se mueve o se cancela por el chat, el recordatorio se ajusta solo.
• Guarda los contactos. La captura de leads viene activada: cuando tiene sentido, pide nombre y teléfono una sola vez, y nunca en su primera respuesta. Los ves en Leads, con una frase sobre lo que quiere cada persona.
• Te pasa la conversación cuando alguien pide hablar con una persona o toca un tema que marcaste, como una queja. Te llega un aviso por email o Telegram y contestas desde Chats.
• Responde en el idioma del cliente, útil si te escribe gente de fuera.

En el chat de la web, WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, los servicios y las horas llegan como opciones para tocar. Cómo conectar la agenda y los canales lo explica paso a paso la guía para agendar citas desde WhatsApp, Instagram y Telegram.

Una conversación de ejemplo, de la pregunta a la cita

Una clínica de fisioterapia inventada en Zaragoza, con dos fisioterapeutas, Nuria y Javier, y conectada a Google Calendar. En su lista tiene la sesión de fisioterapia (50 minutos, 40 €) y la punción seca (30 minutos, 30 €). Es miércoles a las 22:40, la clínica está cerrada y el paciente escribe por WhatsApp. No es un chat grabado: lo escribimos siguiendo, paso a paso, las instrucciones con las que trabaja el asistente.

Paciente: Hola, ¿cuánto cuesta una sesión? Tengo una contractura en la espalda.

Asistente: La sesión de fisioterapia dura 50 minutos y cuesta 40 €. Si quieres, te busco hora aquí mismo.

Paciente: Sí, ¿mañana por la tarde?

Asistente: La sesión de fisioterapia la hacen Nuria y Javier. ¿Con quién quieres ir? También puedo buscarte la primera hora libre con cualquiera de los dos.

Paciente: Con cualquiera

Asistente: Mañana, jueves 22, quedan estas horas por la tarde. Elige una en la lista o escríbeme otro día y hora.

[Lista «Elegir horario»: jueves 22 de octubre 16:00 · 17:30 · 19:00]

Paciente: jueves 22 de octubre a las 19:00

Asistente: Perfecto, jueves 22 a las 19:00. ¿A qué nombre la reservo, con este número, +34 611 223 344?

Paciente: Marcos Gil, sí

Asistente: Marcos, reservado: sesión de fisioterapia con Javier, jueves 22 de octubre, de 19:00 a 19:50.

Paciente: Otra cosa, ¿trabajan con seguros médicos?

Asistente: No tengo información sobre seguros médicos. El equipo de la clínica te lo puede confirmar.

Paciente: ¿Puedo hablar con alguien de la clínica?

Asistente: El equipo ya tiene tu mensaje y te responderá en este chat.

Por qué responde así:

• El precio sale de la lista de servicios, sin redondear, y después ofrece reservar en el mismo chat. No manda a nadie a llamar ni a la web para pedir cita.
• Pregunta con quién antes de hablar de horas, porque la sesión la hacen dos personas, y nombra a las dos en el texto. Con «con cualquiera» busca en los dos calendarios y da la cita a quien tenga el día menos ocupado.
• Ofrece horas reales de la agenda. En WhatsApp llegan en una lista que se abre con un toque, y tocar una envía el mismo texto que el paciente habría escrito.
• No pide el teléfono, porque en WhatsApp ya lo tiene: se lo propone y solo pregunta el nombre. Con el «sí» reserva en ese mismo turno, sin otro «¿confirmas?», y la confirmación nombra al fisioterapeuta y la hora de inicio y de fin.
• Lo de los seguros no está en su información, así que lo dice y no lo inventa. Cuando el paciente pide una persona, pasa la conversación al equipo sin prometer cuándo contestará. La reserva, desde la pregunta del precio, gastó cinco respuestas del asistente.

Al día siguiente, la clínica ve el chat en Chats, vista Transferidos a una persona, contesta lo del seguro y hace clic en Volver a la IA. A las 17:00 del jueves, dos horas antes de la cita, al paciente le llega este recordatorio fijo:

Asistente: Hola Marcos Gil, te esperamos hoy a las 19:00 en la clínica. Si no puedes venir, avísanos por aquí.

Cuándo necesitas una recepcionista de voz, o una persona

ChatPal no contesta llamadas ni escucha audios: en WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram las notas de voz y los vídeos se quedan sin respuesta, y el asistente no avisa. Tampoco cobra ni abre la puerta. Una recepcionista de voz con IA es la herramienta adecuada si:

• La mayoría de tus clientes llama. Gente que prefiere hablar, urgencias como un dolor de muelas a primera hora, o una clientela que casi no escribe.
• Tu agenda está en Booksy, Fresha, Treatwell o Koibox. ChatPal no agenda ahí, y varias de ellas venden su propia recepcionista con IA. Las comparamos en los chatbots con IA para salones de belleza.

Si te llaman y también te escriben, puedes tener las dos: la de voz para el teléfono y la de chat para los mensajes. En qué se diferencian una recepcionista de voz, un servicio de atención telefónica y un chatbot lo vemos en esta comparación.

Cuánto cuesta: una persona, la voz o el chat

Precios consultados el 19 de octubre de 2026 (los de ChatPal, en la página de precios); las fuentes están al final.

De dónde salen los sueldos. En España, el salario mínimo de 2026 no baja de 17 094 € al año a jornada completa y se cobra a prorrata si la jornada es menor: a media jornada son 8 547 € al año, unos 712 € al mes con las pagas extra repartidas. En México, el salario mínimo general es de MXN 315,04 al día y no se puede fraccionar por hora: aunque trabaje media jornada, cada día se paga como mínimo un día completo, así que de lunes a sábado son unos MXN 9 577 al mes (315,04 × 30,4 días). Son suelos legales; el sueldo real de tu recepcionista puede ser mayor.

ChatPal cobra una cuota fija al mes, sin cargos por mensaje; todos los canales van en todos los planes y las cuentas nuevas reciben un bono de mensajes el primer mes. En WhatsApp, Meta cobra aparte las respuestas que pasan de 1 000 al mes por número.

Un ejemplo con números

Supuestos nuestros para la clínica del ejemplo:

• Por chat llegan al mes 30 citas, 80 preguntas sueltas y un recordatorio por cita.
• Cada cita gasta 6 respuestas del asistente (la del ejemplo gastó 5), cada pregunta 2 y cada recordatorio 1.
• Por teléfono entran 150 llamadas al mes de 2 minutos cada una.

Chat: 30 × 6 + 80 × 2 + 30 = 370 respuestas. Cabe en Starter, 20 USD al mes por 500, con margen para tus pruebas, que también cuentan.

Voz: 150 × 2 = 300 minutos. No caben en los 200 de Diga Lite, así que sería Diga Start, 99 € al mes más IVA. En My AI Front Desk serían 99 USD más 100 minutos extra a 0,25 USD: 124 USD al mes.

Persona: desde 712 € al mes en España o MXN 9 577 en México, y solo durante sus horas.

Si casi todo te llega por mensajes, la recepcionista de chat cuesta una fracción y contesta también de noche. Si el teléfono no para, necesitas la de voz. Ninguna de las dos recibe a nadie en la puerta: con ellas no ahorras un sueldo, ganas horas de quien ya trabaja contigo. Para calcular cuántas horas se van ahora en contestar mensajes, sigue el cálculo para salones: sirve igual para una clínica o un estudio.

Cómo ponerla en marcha

1. Crea la cuenta gratis. En «Configuremos tu asistente», pega la dirección de tu web o describe tu negocio y haz clic en Empecemos. ChatPal lee la web y redacta las instrucciones y el mensaje de bienvenida, que después revisas.

2. Dale tu lista de precios y tus normas. En Conocimiento, pestaña Archivos, haz clic en Subir archivos (PDF, Word o texto). Si están en tu web, usa la pestaña Web y enlaces y Agregar enlace. Escribe también lo que te preguntan y no está en ningún sitio: aparcamiento, formas de pago, si pides anticipo.

3. Conecta tu agenda. En Integraciones, elige Google Calendar, Altegio o Calendly. Con Google Calendar añades tus servicios, una tarjeta por profesional con su horario, y activas Aceptar reservas con este asistente. El precio de un servicio solo admite EUR, USD o UAH: si cobras en pesos, déjalo en blanco, que es opcional.

4. Conecta los canales desde Integraciones: WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram y el Widget de chat para tu web. En WhatsApp puedes seguir usando la app WhatsApp Business del teléfono.

5. Activa el paso a una persona. En Configuración, pestaña Transferencia y leads, enciende Transferir a una persona cuando haga falta. En la tarjeta Captura de leads, elige en Datos de contacto que se recopilan qué quieres pedir.

6. Añade el recordatorio. En Configuración, pestaña Automatización, sección Recordatorios, haz clic en Añadir recordatorio, elige Antes de la cita y escribe los minutos en Compensación (minutos): 120 son dos horas. Con Recordatorio fijo, el texto va en Plantilla de mensaje, por ejemplo:

   Hola {{customerName}}, te esperamos hoy a las {{appointmentTime}} en [nombre del negocio]. Si no puedes venir, avísanos por aquí.

   {{appointmentTime}} pone solo la hora, por eso «hoy» encaja con un recordatorio del mismo día. Si prefieres que el asistente lo redacte, elige Recordatorio guiado y describe en Instrucciones qué debe decir. Un límite que pone Meta: en WhatsApp e Instagram, un mensaje libre solo llega en las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, así que el recordatorio de una cita reservada con días de antelación puede no llegar por ahí. En Messenger no se envían recordatorios.

7. Pruébala antes de anunciarla. En Zona de pruebas (menú de la izquierda), hazle las preguntas de tus clientes; desde otro teléfono, reserva, cambia y cancela una cita por WhatsApp. Las pruebas también gastan respuestas. Para recibir los avisos de reservas y de chats transferidos, haz clic en la campana junto a tu nombre, luego en Ver todas, y en la pestaña Preferencias elige email o Telegram.