Ejemplos de chatbot para reservar citas: ocho conversaciones paso a paso

Un chatbot para reservar citas hace en el chat lo que haría tu recepción: pregunta qué servicio, con quién y cuándo, mira la agenda, ofrece solo horas libres y anota la cita con el nombre y el teléfono de la clienta. Hacemos ChatPal, y abajo tienes ocho conversaciones de ejemplo de nuestro asistente en WhatsApp, Instagram, Telegram y el chat de la web, conectado a Google Calendar, Altegio o Calendly. No son conversaciones grabadas: las escribimos siguiendo paso a paso las instrucciones con las que funciona el asistente, y los negocios son inventados. ChatPal atiende chats y mensajes directos, no llamadas.

Para conectar el calendario y los canales, sigue la guía para agendar citas desde WhatsApp, Instagram y Telegram. Aquí ves lo que pasa después, en el chat.

Qué comprueba el asistente antes de ofrecer una hora

El asistente consulta tu lista de servicios (nombre, duración y precio), la disponibilidad real de la agenda y, para cambios y cancelaciones, el límite que hayas puesto. Y sigue unas reglas fijas:

• Si la clienta dice «un facial» y tienes dos, pregunta cuál antes de hablar de fechas.
• Ofrece como máximo tres horas por mensaje, siempre con día y hora, y nunca inventa una.
• No anuncia «voy a mirar»: consulta y responde con el resultado.
• Pide nombre y teléfono en un solo mensaje. Si el número no lleva prefijo, lo completa con el país del negocio y lo muestra para confirmar.

En el chat de la web, WhatsApp, Instagram, Telegram y Messenger, los servicios y las horas llegan como opciones para tocar, y cada toque envía el texto que la clienta habría escrito.

Ejemplo 1: reservar un servicio en el chat de la web

Un centro de estética de Madrid con una sola esteticista, conectado a Google Calendar. Tiene dos faciales en su lista.

Clienta: Hola, quiero pedir cita para un facial el jueves por la tarde.

Asistente: ¿Cuál de los dos faciales quieres?

[Tarjeta: Limpieza facial profunda · 60 min · 45 € | Facial hidratante · 45 min · 35 €]

Clienta: Quisiera reservar Limpieza facial profunda

Asistente: Estas son las horas libres del jueves 22 por la tarde. Elige una abajo o escríbeme otro día y hora.

[Tarjeta: Horarios disponibles · jueves 22 de octubre: 16:00 · 17:30 · 18:30 | Otros días: viernes 23, lunes 26]

Clienta: jueves 22 de octubre a las 17:30

Asistente: Perfecto, jueves 22 a las 17:30. ¿Me dices tu nombre y tu teléfono?

Clienta: Laura, 612 345 678

Asistente: ¿Te reservo la limpieza facial profunda el jueves 22 de octubre a las 17:30, a nombre de Laura, +34 612 345 678?

[Botones: Sí, reservar · Cambiar número]

Clienta: Sí, reservar

Asistente: Laura, ya tienes tu cita: limpieza facial profunda, jueves 22 de octubre, de 17:30 a 18:30.

[Tarjeta: ✓ Reserva confirmada · Limpieza facial profunda · jueves, 22 de octubre · 17:30 a 18:30]

«Facial» encajaba con dos servicios, que duran y cuestan distinto, así que el asistente preguntó primero. El número llegó sin prefijo, y por eso pidió confirmación antes de reservar. La cita entra en Google Calendar y en la tabla Reservas recientes. Esta reserva gastó cinco respuestas del asistente.

Ejemplo 2: elegir profesional o «con quien esté libre»

Una peluquería de Valencia en Instagram, conectada a Google Calendar, con tres estilistas que hacen cortes.

Clienta: ¡Hola! Quiero cortarme el pelo este sábado

Asistente: El corte de pelo lo hacen Marta, Lucía y Andrés. ¿Con quién quieres ir? También puedo buscarte la primera hora libre con cualquiera de ellos.

[Botones: Marta · Lucía · Andrés · Con quien esté libre]

Clienta: Con quien esté libre

Asistente: Estas son las horas libres del sábado 24. Elige una abajo o escríbeme otro día y hora.

[Botones: sábado 24 de octubre 10:00 · 11:00 · 13:15 · Más horarios]

Clienta: sábado 24 de octubre a las 11:00

Asistente: Genial, sábado 24 a las 11:00. ¿Me dices tu nombre y tu teléfono?

Clienta: Carmen, +34 655 123 456

Asistente: Carmen, reservado: corte de pelo con Lucía, sábado 24 de octubre, de 11:00 a 11:45.

Con «con quien esté libre», el asistente busca en los tres calendarios y da la cita a quien tenga el día menos ocupado. Como el número traía el +34, reservó sin otra confirmación. Si la clienta pide a alguien que no hace ese servicio, le dice quién lo hace y le ofrece reservar con esa persona.

Ejemplo 3: no queda hueco el día que pide

Un estudio de uñas con dos locales en Sevilla, Triana y Nervión, que agenda en Altegio. La clienta escribe por WhatsApp.

Clienta: Buenas, ¿hay hueco el viernes para manicura semipermanente en Triana?

Asistente: El viernes 23 no queda ninguna hora libre en Triana. Te dejo abajo las más cercanas; elige una o escríbeme otro día.

[Lista «Elegir horario»: sábado 24 de octubre 10:00 · sábado 24 de octubre 12:30 · lunes 26 de octubre 17:00]

Clienta: sábado 24 de octubre a las 10:00

Asistente: Perfecto, sábado 24 a las 10:00 en Triana. ¿Me dices tu nombre? La reservo con el número +34 644 987 654.

Clienta: Elena, sí, ese número

Asistente: Elena, cita reservada: manicura semipermanente con Inés, sábado 24 de octubre, de 10:00 a 11:00, en Triana.

La clienta nombró el local; si no, el asistente habría preguntado primero en cuál. En Triana esa manicura solo la hace Inés, así que no preguntó con quién. Ante un día lleno no dice «elige otro día» a secas: ofrece horas concretas de los días siguientes. La cita queda en tu agenda de Altegio, que manda a la clienta su SMS de siempre.

Ejemplo 4: cambiar la cita a otro día

El centro del ejemplo 1, ahora por Telegram y con otra clienta. Ella reservó por Telegram y compartió su número con el botón Compartir mi número, así que el asistente lo recuerda en sus siguientes chats.

Clienta: Hola, tengo cita el jueves y al final no puedo. ¿Me la cambias a otro día?

Asistente: Tienes limpieza facial profunda el jueves 22 de octubre a las 16:00. Abajo tienes los próximos días con horas libres; elige uno o escríbeme el día y la hora que te vengan bien.

[Botones: viernes 23 de octubre 10:00 · 12:00 · 16:30 | lunes 26 · martes 27 | Muéstrame más horarios]

Clienta: El lunes a las 18:00

Asistente: Listo, tu limpieza facial profunda pasa al lunes 26 de octubre, de 18:00 a 19:00.

No pidió el teléfono porque ya lo tenía, y como ella pidió otro día, le enseñó otros días y no más horas del jueves. Cuando eligió hora, la movió en el momento, sin preguntar «¿la cambio?». El asistente mueve la hora, nunca a la persona: para cambiar de profesional hay que cancelar y reservar de nuevo.

Ejemplo 5: cancelar fuera y dentro del plazo

Mismo centro, por WhatsApp, con un Límite para cancelar o reprogramar de 24 horas en la ficha de la esteticista. Primero, una cancelación con margen:

Clienta: Quiero cancelar mi cita del lunes.

Asistente: ¿Cancelo tu limpieza facial profunda del lunes 26 de octubre a las 18:00?

[Botones: Sí, cancelar · Mantener la cita]

Clienta: Sí, cancelar

Asistente: Cancelada tu limpieza facial profunda del lunes 26 de octubre a las 18:00.

Y otra clienta, el mismo día de su cita:

Clienta: Me ha surgido algo, ¿puedo pasar la cita de esta tarde a mañana?

Asistente: Tu cita de hoy, lunes 26 a las 16:30, ya no se puede cambiar por aquí: por el chat, los cambios y cancelaciones se aceptan hasta 24 horas antes. La cita sigue en pie. ¿Quieres que te pase con el equipo?

[Botones: Sí, por favor · No, gracias]

Clienta: Sí, por favor

Asistente: El equipo ya tiene tu mensaje y te responderá en este chat.

Este límite es de la integración con Google Calendar: se pone por profesional, de 1 a 168 horas, y solo frena al asistente, así que tú puedes mover esa cita en el calendario como siempre. Nunca impide reservar una cita nueva, aunque sea para dentro de unas horas. Si no tienes activado el paso a una persona, el asistente propone contactar directamente con el negocio.

Ejemplo 6: precio y duración antes de reservar

En el chat de la web del mismo centro:

Clienta: ¿Cuánto cuesta la limpieza facial y cuánto dura?

Asistente: La limpieza facial profunda dura 60 minutos y cuesta 45 €. Si quieres, te busco hora aquí mismo.

Clienta: ¿Y hacéis peeling químico?

Asistente: No tengo información sobre un peeling químico. El equipo del centro te lo puede confirmar.

El precio y la duración salen de tu lista de servicios, sin redondear ni estimar, y lo que no está en tu información no se lo inventa. En Google Calendar el precio solo admite EUR, USD o UAH: si cobras en pesos mexicanos, déjalo en blanco y la tarjeta mostrará el servicio sin precio.

Ejemplo 7: agendar una consulta con Calendly

Un consultorio de nutrición en Guadalajara, en el chat de su web, con plan de pago de Calendly y dos tipos de cita: primera consulta (60 min) y seguimiento (30 min).

Paciente: Hola, quiero agendar una primera consulta. ¿Tienes algo el martes a las 5 de la tarde?

Asistente: Sí, el martes 27 de octubre a las 17:00 está libre. ¿Me compartes tu nombre y tu correo para agendarla?

Paciente: Sofía Ramírez, [email protected]

Asistente: Sofía, quedó agendada tu primera consulta: martes 27 de octubre, de 17:00 a 18:00. Calendly te enviará un correo de confirmación con enlaces para cambiarla.

[Tarjeta: ✓ Reserva confirmada · Primera consulta · martes, 27 de octubre · 17:00 a 18:00]

Pidió día y hora exactos y estaban libres, así que el asistente no enseñó más opciones. Con Calendly la cita se encuentra por el email, y la zona horaria es la de tu cuenta: nunca se la pregunta a la paciente. Con el plan gratuito de Calendly, el asistente enseña las horas libres y comparte tu enlace para que ella termine la reserva en Calendly.

Ejemplo 8: la clienta quiere hablar con una persona

Una clínica dental en Monterrey, por WhatsApp, con el paso a una persona activado.

Paciente: Antes de agendar quiero hablar con alguien de la clínica sobre mi tratamiento de ortodoncia.

Asistente: El equipo ya tiene tu mensaje y te va a responder en este chat.

El asistente no intenta retenerla ni promete una hora de respuesta. Deja de contestar en ese chat, tu equipo recibe un aviso por email o Telegram y la conversación espera en Chats, en Transferidos a una persona. Lo que respondas desde ChatPal le llega por WhatsApp, y con Volver a la IA el asistente retoma el chat. Se activa en Configuración, pestaña Transferencia y leads, con Transferir a una persona cuando haga falta. Sin eso, el asistente no pasa el chat a nadie: pregunta qué necesita la clienta y, según el canal, le da los datos de contacto que pusiste en Configuración.

Cómo siguen los recordatorios

Los recordatorios no salen hasta que añades uno. En Configuración, pestaña Automatización, sección Recordatorios, haz clic en Añadir recordatorio, elige Antes de la cita y escribe los minutos en Compensación (minutos): 1440 es un día antes. Luego elige Recordatorio fijo, con tu texto en Plantilla de mensaje, o Recordatorio guiado, con unas Instrucciones para que el asistente lo redacte. En el texto fijo, {{customerName}} se cambia por el nombre de la clienta y {{appointmentTime}} por la hora de la cita, sin la fecha, así que el día escríbelo con palabras:

Hola, {{customerName}}. Te recordamos que mañana a las {{appointmentTime}} tienes cita en [nombre del centro]. Si necesitas cambiarla o cancelarla, escríbenos por aquí.

El recordatorio llega como mensaje en el chat donde se reservó. Si la clienta mueve la cita por el chat, el recordatorio se mueve con ella; si la cancela, se anula; y si borras el evento en Google Calendar, no se envía. En WhatsApp e Instagram rigen las ventanas de 24 horas de Meta: un recordatorio que sale más de 24 horas después del último mensaje de la clienta puede no llegar. Messenger tiene el mismo límite, y por eso ChatPal no envía recordatorios por Messenger. Tienes más textos listos para copiar en las plantillas de recordatorio de citas.

Lo que no hace

• Llamadas y notas de voz. No atiende llamadas ni responde audios o videos; lee texto y fotos.
• Booksy, Fresha y otras agendas. Solo reserva en Google Calendar, Altegio o Calendly, con una activa por asistente.
• Escribir primero. Fuera de los recordatorios, solo responde; no abre conversaciones.

Si quieres que el mismo asistente conteste también horarios, precios y dudas, mira la guía de recepcionista con IA para pequeños negocios. Cada integración tiene su página: Google Calendar, Altegio y Calendly.