Mensajes de recordatorio de cita: plantillas para salones, clínicas y visitas

Un recordatorio de cita cabe en dos o tres líneas: el nombre de tu negocio, el servicio, el día y la hora, la dirección y qué hacer si no puede venir. Mándalo 24 horas antes, cuando aún hay tiempo de dar la hora a otra persona, y otro corto 2 horas antes. Abajo tienes 30 plantillas para salones, clínicas dentales y visitas de pisos, con versiones para España y para México, y las reglas de cada canal, porque en WhatsApp e Instagram no puedes escribir cuando quieras.

Hacemos ChatPal, un asistente con IA que atiende los chats de tu web, WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, y al final explicamos cómo envía los recordatorios y qué límites tiene.

Qué lleva un recordatorio de cita

• Quién escribe. El nombre del negocio va primero: mucha gente no tiene tu número guardado.
• Qué y con quién. El servicio y, si en tu equipo hay varias personas, la profesional.
• Cuándo, sin dudas. Día de la semana, fecha y hora: «el jueves 22 de octubre a las 17:00». En México se lee mejor «5:00 p. m.».
• Dónde. Dirección, piso o portal, y dónde estacionar si es difícil.
• Cómo cambiarla y hasta cuándo. Por qué canal («responde a este mensaje») y el plazo de tu política.

Fuera: ofertas, enlaces a la tienda y emojis de más. Una promoción complica el recordatorio en WhatsApp y ante la ley, como verás más abajo.

Cuándo enviarlo

Con dos recordatorios por cita basta. Si alguien reserva hoy para esta tarde, el de 24 horas ya no llega a tiempo y el de 2 horas cubre el hueco.

Confirmación al reservar

1. Salón (España)

Hola, [nombre]. Tu cita está confirmada: [corte y color] con [Marta] el [jueves 22 de octubre] a las [17:00] en [nombre del salón], [calle y número]. Si necesitas cambiarla, escríbenos por aquí con al menos [24] horas de antelación.

2. Clínica dental

Hola, [nombre]. Te confirmamos tu cita en [nombre de la clínica] el [martes 27 de octubre] a las [10:30] con [la Dra. Ruiz]. Si es tu primera visita, llega [10] minutos antes para completar tu ficha. Para cambiar la cita, responde a este mensaje.

3. Visita a un piso o una casa

Hola, [nombre]. Queda confirmada la visita a [la vivienda de calle y número] el [sábado 24 de octubre] a las [12:00]. Te recibe [nombre del agente] en el portal; su teléfono es [teléfono].

4. México

Hola, [nombre]. Tu cita quedó agendada: [servicio] el [viernes 23 de octubre] a las [5:00 p. m.] en [nombre del negocio], [calle, número y colonia]. Si no puedes asistir, avísanos por este chat para darle tu lugar a alguien más.

Recordatorio 24 horas antes

5. Salón, corto

Hola, [nombre]. Te recordamos tu cita de mañana a las [17:00] en [nombre del salón]. Si no puedes venir, avísanos por aquí y te buscamos otra hora.

6. Salón, con profesional y duración

[Nombre], mañana [jueves] a las [17:00] te espera [Marta] para [mechas y corte]. Calcula unas [2 horas]. Estamos en [calle y número].

7. Clínica dental (España)

Hola, [nombre]. Mañana a las [10:30] tienes cita en [nombre de la clínica] con [el Dr. López] para [una revisión]. Si tienes radiografías o informes recientes, tráelos. Para cambiar la cita, responde a este mensaje.

8. Consultorio dental (México)

Hola, [nombre]. Te recordamos tu cita de mañana a las [4:30 p. m.] en [nombre del consultorio], [dirección]. Si no vas a poder llegar, avísanos hoy para reagendarte.

9. Visita a un piso (España)

Hola, [nombre]. Te recuerdo la visita de mañana a las [12:00] al piso de [calle]. Te espero en el portal. Si te retrasas o no puedes venir, escríbeme aquí. [Nombre del agente], [inmobiliaria].

10. Visita a un departamento (México)

Hola, [nombre]. Mañana a las [11:00 a. m.] vemos el departamento en [colonia]. Trae una identificación oficial para registrarte en la entrada. Si cambias de planes, avísame por aquí.

11. Servicio con preparación (48 a 72 horas antes)

Hola, [nombre]. El [jueves] a las [10:00] tienes [tu sesión de láser] en [nombre del centro]. Antes de venir: [no tomes el sol en la zona y ven sin crema]. Si necesitas moverla, aún hay tiempo: escríbenos por aquí.

Recordatorio 2 horas antes

12. Salón

[Nombre], te esperamos hoy a las [17:00] en [nombre del salón]. [Hay estacionamiento en la calle de atrás.]

13. Clínica

Hola, [nombre]. Tu cita en [nombre de la clínica] es hoy a las [10:30]. Estamos en [dirección], [2.º piso]. Si vas a llegar tarde, avísanos por aquí.

14. Visita, con ubicación

Hola, [nombre]. Nos vemos a las [12:00] en [calle y número]. Ubicación: [enlace de Google Maps].

15. México, por si llega tarde

¡Hola, [nombre]! Te esperamos hoy a las [5:00 p. m.]. Si vas a llegar más de [15] minutos tarde, avísanos para ver si podemos mantener tu cita.

Pedir confirmación, cambiar o cancelar

Pedir una respuesta corta solo sirve si alguien la lee y marca la cita como confirmada.

16. Con palabra clave

Hola, [nombre]. Tienes cita mañana a las [17:00] en [nombre del negocio]. Responde SÍ para confirmarla o CAMBIAR si necesitas otra hora.

17. Con números

Hola, [nombre]. Tu cita: [servicio], [jueves 22] a las [17:00]. Responde 1 para confirmar, 2 para cambiarla o 3 para cancelarla.

18. En tono de conversación

Hola, [nombre]. ¿Sigue en pie tu cita de mañana a las [17:00]? Si tienes algún cambio, dímelo y te propongo otra hora.

19. Cita cambiada

Hecho, [nombre]: tu cita pasa al [sábado 24 de octubre] a las [11:30]. Te mandaremos un recordatorio el día antes.

20. Cita cancelada

Listo, [nombre]: hemos cancelado tu cita del [jueves 22] a las [17:00]. Cuando quieras otra, escríbenos por aquí.

21. Hora libre para la lista de espera

Hola, [nombre]. Se ha liberado una hora para [servicio] mañana a las [17:00]. Me pediste que te avisara: ¿te la reservo?

La línea de la política de ausencias

Elige una, ponla igual en la confirmación y en el recordatorio, y no apliques nada que el cliente no supiera al reservar.

22. Suave

Si no puedes venir, avísanos con [24] horas de antelación: así le damos tu hora a otra persona.

23. Con señal (España)

Las cancelaciones con menos de [24] horas de antelación y las ausencias sin aviso pierden la señal de [10] €.

24. Con anticipo (México)

Si cancelas con menos de [24] horas o no te presentas, el anticipo de [MXN 200] no es reembolsable.

25. Retrasos

Si llegas más de [15] minutos tarde, puede que tengamos que acortar el servicio o cambiar la cita.

26. Ausencias repetidas

Después de [2] ausencias sin aviso, te pediremos una señal para reservar.

Después de una ausencia

27. Salón

Hola, [nombre]. Hoy te esperábamos a las [17:00] y no pudimos verte. ¿Quieres que te busquemos otra hora?

28. Clínica

Hola, [nombre]. Hoy no pudiste venir a tu [revisión]. Responde a este mensaje y te damos una nueva fecha.

Reglas de WhatsApp, Instagram y Telegram

WhatsApp. Según la página de precios de Meta, cada mensaje del cliente abre una ventana de 24 horas. Mientras está abierta, le puedes mandar cualquier mensaje; cerrada, solo una plantilla. Meta revisa cada plantilla y solo puedes usarla cuando está aprobada. Un recordatorio de una cita que el cliente reservó encaja en utilidad: plantillas no promocionales que responden a algo que hizo o pidió el usuario. Si le añades una oferta, Meta la clasifica como marketing. Meta cobra cada plantilla entregada según su categoría y el país del cliente, y desde el 1 de octubre de 2026 cobra también las de utilidad enviadas con la ventana abierta, que antes eran gratis. En la plantilla, cada dato variable va numerado: {{1}}, {{2}}…

29. Plantilla de utilidad para WhatsApp

Hola, {{1}}. Te recordamos tu cita en [nombre del negocio] el {{2}} a las {{3}}. Si necesitas cambiarla o cancelarla, responde a este mensaje.

30. Plantilla de utilidad para una visita

Hola, {{1}}. Tu visita a {{2}} es el {{3}} a las {{4}}. Si no puedes asistir, responde a este mensaje.

Instagram. Una herramienta conectada a Instagram tiene 24 horas para responder a cada mensaje y no puede escribir a quien no ha escrito antes. Una cita reservada por mensaje directo el lunes para el viernes no se puede recordar así el jueves si el cliente no ha vuelto a escribir.

Telegram. Un bot no puede empezar una conversación: el cliente tiene que escribirle antes. Si reservó por ese chat, ya lo hizo.

Sin publicidad en el recordatorio. En España, el artículo 21 de la LSSI prohíbe enviar publicidad por email u otro medio electrónico equivalente sin que el destinatario la haya pedido o autorizado, salvo a clientes previos sobre productos parecidos y siempre con una forma gratuita de oponerse. En México, el artículo 17 de la Ley Federal de Protección al Consumidor permite al consumidor exigir a un negocio que no le moleste por ningún medio para venderle y que no le envíe publicidad. Deja el recordatorio para la cita y las promociones para otro mensaje, con su permiso.

Cómo envía ChatPal los recordatorios

ChatPal manda recordatorios para las citas que el cliente reserva en el chat con Google Calendar, Altegio o Calendly, en todos los planes, también el gratuito. Salen en el mismo chat donde se reservó: la web, WhatsApp, Telegram o Instagram. En Messenger el cliente también puede reservar desde tu página de Facebook, pero allí no se envían recordatorios, y en Zendesk no hay ni reservas ni recordatorios. ChatPal no envía SMS ni emails.

1. En Configuración, pestaña Automatización, sección Recordatorios, haz clic en Añadir recordatorio.
2. Elige Antes de la cita y escribe en Compensación (minutos) cuántos minutos antes sale: 1440 es un día; 120, dos horas. Para mandar los dos, crea dos recordatorios.
3. Elige Recordatorio fijo y pega tu texto en Plantilla de mensaje, o Recordatorio guiado y escribe unas Instrucciones.
4. Revisa la Zona horaria del asistente en la pestaña General: es la que usa para las reservas.

En el recordatorio fijo, {{customerName}} se cambia por el nombre que el cliente dio al reservar y {{appointmentTime}} por la hora de la cita, sin fecha y en formato de 24 horas (17:00, no 5:00 p. m.). El resto del texto es igual para todas las citas, así que «mañana» lo escribes tú:

31. Recordatorio fijo de ChatPal, 1440 minutos

Hola, {{customerName}}. Te recordamos tu cita de mañana a las {{appointmentTime}} en [nombre del negocio], [dirección]. Si necesitas cambiarla o cancelarla, escríbenos por aquí.

32. Recordatorio fijo de ChatPal, 120 minutos

{{customerName}}, te esperamos hoy a las {{appointmentTime}} en [nombre del negocio]. Si vas a llegar tarde, avísanos por aquí.

El guiado lo redacta el asistente a partir de tus instrucciones y de la conversación en la que se reservó, así que puede nombrar el servicio y la profesional. Unas instrucciones de ejemplo:

33. Instrucciones para un recordatorio guiado

Escribe un recordatorio de dos frases para la cita reservada en esta conversación. Di el servicio, la profesional, el día y la hora, y que puede cambiarla o cancelarla respondiendo aquí. Añade que las cancelaciones con menos de [12] horas pierden la señal. Sin ofertas.

Así puede seguir un recordatorio en Telegram. Es un ejemplo escrito para esta página, en una peluquería inventada con Google Calendar, un límite para cambios de 12 horas y un recordatorio fijo de 1440 minutos:

Asistente: Hola, Lucía. Te recordamos tu cita de mañana a las 17:00 en la peluquería. Si necesitas cambiarla o cancelarla, escríbenos por aquí.

Clienta: Mañana no puedo. ¿Me la pasas al sábado?

Asistente: Marta tiene horas libres el sábado 24 de octubre. Elige una abajo o escríbeme otro día y hora.

[Botones: sáb, 24 oct · 10:00 | sáb, 24 oct · 11:30 | sáb, 24 oct · 13:00]

Clienta: sáb, 24 oct · 11:30

Asistente: Hecho, Lucía: tu corte y peinado con Marta pasa al sábado 24 de octubre, de 11:30 a 12:30.

✅ Corte y peinado — sáb, 24 oct · 11:30–12:30 (Marta)

El asistente encontró la cita por el teléfono que Lucía dio al reservar en ese chat, ofreció solo horas libres y la movió en tu calendario, y el recordatorio se movió con ella. En Telegram las horas llegan como botones bajo el mensaje, al tocar uno se envía su texto como respuesta y el resumen de la cita se añade al final del mensaje; en el chat de tu web se ven como tarjetas. Si la cancela, el recordatorio se anula, y si borras el evento en Google Calendar, no se envía. Un «sí» como respuesta no marca nada en tu agenda, así que con ChatPal las plantillas 16 y 17 aportan poco: termina con «escríbenos por aquí».

Tres cosas que conviene saber antes de activarlo:

• El límite para cambios. Con Google Calendar puedes fijar, por profesional, un Límite para cancelar o reprogramar. Dentro de ese plazo, el asistente explica tu política en lugar de mover la cita. Si el recordatorio sale 24 horas antes y el límite es de 24 horas, cualquier respuesta para cambiarla ya cae dentro: manda el recordatorio antes del límite o baja el límite.
• WhatsApp e Instagram. El asistente no puede escribir primero: el recordatorio sale como un mensaje normal del chat, no como plantilla aprobada. Por eso solo llega si el cliente escribió en las 24 horas anteriores. En Telegram y en la web no existe esa ventana. Para una cita de WhatsApp reservada con días de antelación, si conectaste el número con Conectar y conservar la app, manda tú el recordatorio desde la app WhatsApp Business del teléfono.
• Si respondes desde la app. El asistente se aparta de ese chat (Operador en el teléfono) hasta que haces clic en Volver a la IA o pasa el plazo de Devolver el asistente después de (horas). Lo explica la guía para conservar la app WhatsApp Business con un asistente.

Para conectar el calendario y los canales, sigue la guía para agendar citas desde WhatsApp, Instagram y Telegram. Las reservas completas, del primer mensaje a la cancelación, están en estos ejemplos de chatbot para reservar citas.