Recepcionista virtual con IA para tu clínica dental: voz, programa de gestión o chat

Una recepcionista virtual para una clínica dental contesta a los pacientes cuando recepción está con alguien o la clínica está cerrada: da precios y horarios y deja la cita en la agenda. Hay tres tipos. Las de voz contestan el teléfono; la IA de tu programa de gestión ya conoce tu agenda; y las de chat contestan WhatsApp e Instagram. ChatPal, que hacemos nosotros, es de las de chat: una recepcionista para la web, WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, no para llamadas. Abajo tienes siete opciones de España y México con precios consultados el 19 de octubre de 2026.

Elijas la que elijas, hay una regla que no cambia: la recepcionista no contesta preguntas clínicas. Más abajo tienes las instrucciones listas para copiar.

Primero, mira por dónde te llegan los pacientes

• Llaman y nadie llega a contestar. Necesitas una de voz. En España, digaclinic deja la cita en Gesden, Dentalink, Clinic Cloud o Doctoralia; en México, Voztro, o Noa Booking si ya pagas Doctoralia. En España, la página de Noa Booking lleva ahora a Noa Reception, de Clinic Cloud, todavía en acceso anticipado.
• Ya trabajas con un programa de gestión que vende su propia IA. Míralo primero: tiene tus tratamientos, tus dentistas y tu agenda. Clinic Cloud prueba Noa Reception en España; Doctoralia y Dentalink la venden en México, y Tu Asistente Dental contesta WhatsApp.
• Te escriben por WhatsApp, Instagram o la web. Una recepcionista de chat contesta en ese mismo hilo y, con los precios de esta página, suele costar menos que una de voz. ChatPal agenda en Google Calendar, Calendly o Altegio y puede convivir con cualquiera de las anteriores.

Cómo elegimos

El 15 de octubre de 2026 leímos las páginas de producto y de precios de cada herramienta, y el 19 de octubre volvimos a comprobar los precios. La única que hemos probado nosotros es ChatPal. Anotamos dónde contesta la IA, en qué agenda deja la cita, cuánto cuesta al mes y qué publica sobre los datos de los pacientes. Hay muchas más recepcionistas de voz pequeñas para clínicas; elegimos las que publican precio o vienen dentro de un programa de gestión. Van agrupadas por tipo, no por ranking.

Siete recepcionistas con IA para clínicas dentales

Dónde contesta cada una, dónde deja la cita y qué dice de los datos

La columna «Deja la cita en» pesa más que el precio. Si tu agenda vive en Gesden y la recepcionista apunta en otra, alguien tendrá que copiar cada cita a mano, y ahí aparecen las dobles reservas. ChatPal no agenda en los programas dentales: si tu agenda está en uno de ellos, contesta precios, tratamientos y horarios por chat, y quien quiera cita puede pedir hablar con recepción, que la confirma en tu programa.

Datos de salud: lo básico antes de conectar nada

Una recepcionista de clínica dental va a recibir datos de salud aunque no los pida: «me sangra la encía», «estoy embarazada, ¿puedo hacerme la limpieza?». La ley los trata aparte.

• En España y el resto de la UE, el RGPD llama «datos relativos a la salud» a los que revelan el estado de salud de una persona y prohíbe tratarlos salvo en los casos que enumera su artículo 9, como el consentimiento explícito. La clínica es la responsable. El proveedor que trata los datos por cuenta de la clínica es encargado, y el artículo 28 exige un contrato por escrito, también electrónico, que fije qué datos trata, para qué y durante cuánto tiempo.
• En México, la ley de protección de datos de 2025 considera sensible el estado de salud y pide consentimiento expreso y por escrito para tratarlo, con las excepciones que la propia ley prevé.

En la práctica:

• Pide el contrato de encargado antes de que pase por la herramienta un solo dato de un paciente. Un sello de «cumple el RGPD» en una web no es un contrato. Pregunta también dónde se tratan los datos: digaclinic dice tener servidores en la UE, y el contrato que publica Dentalink sitúa el tratamiento en Chile.
• ChatPal no habla de datos de salud en su política de privacidad. Dice que trata los datos de tus pacientes como encargado y por cuenta tuya, y que las conversaciones pueden pasar por proveedores de modelos de IA, como OpenAI. Si tu clínica va a usarlo, consúltalo con quien lleve tu protección de datos, pide en el mensaje de bienvenida del chat de tu web que no envíen síntomas ni informes, y usa las instrucciones de abajo para que el asistente no los pida.

Esto resume lo que publican la ley y los proveedores; no es asesoramiento legal.

Lo que la recepcionista no debe contestar nunca

Los pacientes preguntarán cosas que solo puede contestar el dentista:

• qué les causa el dolor, o si es normal lo que notan tras un empaste, una extracción o un blanqueamiento;
• qué analgésico o antibiótico tomar, y cuánto;
• qué se ve en la foto de su encía o en su radiografía;
• si un tratamiento les conviene, o cuánto les cubrirá su mutua o su aseguradora.

digaclinic y Noa Reception dicen derivar esas consultas al equipo, y Voztro pide no usarlo como sustituto de asesoría médica. En ChatPal hay que dejarlo escrito. Por defecto, el asistente contesta con la información de tu clínica, dice cuando no tiene un dato y nunca se inventa un precio, pero puede explicar hechos conocidos del tema de tu negocio si tus instrucciones no lo prohíben. En una clínica dental, ese tema es la salud de la boca. Además, lee las fotos que mandan los pacientes, hasta 4 por mensaje. Las dos cosas se cierran en las instrucciones.

Pega este texto en la tarjeta Instrucciones de la pestaña General de Configuración, completa lo que va entre corchetes y pide a tu dentista que lo revise:

Respondes a los pacientes de [nombre de la clínica], una clínica dental. Usa solo la información que te dimos: tratamientos, precios, horarios, las mutuas o aseguradoras con las que trabajamos, cómo llegar y nuestras normas. No añadas conocimientos generales de odontología.

Nunca diagnostiques, nunca digas si un síntoma es normal o grave y nunca recomiendes medicamentos, dosis ni cuidados en casa. No describas ni valores fotos de dientes, encías o radiografías: di que tiene que verlo el dentista y ofrece una cita.

Si el paciente habla de [la lista de urgencias que fije tu dentista, por ejemplo dolor fuerte, hinchazón, sangrado o un diente roto por un golpe], da nuestro teléfono de urgencias, [teléfono], y ofrece la primera visita de urgencia libre. [La regla de tu dentista sobre cuándo ir a urgencias de un hospital.]

Da los precios tal como están en la lista y aclara que el presupuesto final se hace en la primera visita. Di con qué mutuas o aseguradoras trabajamos, pero nunca lo que cubre la póliza de un paciente: [eso lo revisa recepción antes de la cita].

No preguntes por historial médico, medicamentos ni síntomas. Para reservar solo hacen falta el nombre y el teléfono.

Un ejemplo: dolor de muelas un domingo por la noche

No es un chat grabado: lo escribimos siguiendo, paso a paso, las instrucciones con las que trabaja el asistente de ChatPal. La clínica es inventada: una dentista, la doctora Ruiz, con su agenda en Google Calendar. En ChatPal tiene la visita de urgencia como servicio de 30 minutos y 50 €, y las reglas de arriba en sus instrucciones. El domingo 18 de octubre a las 22:10, un paciente escribe por WhatsApp:

Paciente: Hola, desde ayer me duele mucho una muela de abajo y tengo la encía un poco hinchada. ¿Es una infección? ¿Puedo tomar ibuprofeno o necesito antibiótico?

Asistente: Siento que te duela. Eso tiene que valorarlo la dentista: no puedo decirte la causa ni qué tomar. Si el dolor o la hinchazón van a más, llama al 600 000 000, nuestro teléfono de urgencias. La visita de urgencia dura 30 minutos y cuesta 50 €. ¿Te la reservo por aquí?

Paciente: Sí, lo antes posible

Asistente: Estas son las primeras horas libres para la visita de urgencia. Elige una en la lista o escríbeme otro día y hora.

[Lista de WhatsApp: horas libres del lunes 19 de octubre y otros días con horas disponibles]

Paciente: lunes 19 de octubre, 9:00

Asistente: ¿A nombre de quién la reservo? La dejo con este número: +34 612 345 678.

Paciente: Lucía Martín, sí, ese número

Asistente: Hecho, Lucía: visita de urgencia con la doctora Ruiz el lunes 19 de octubre, de 9:00 a 9:30.

Lo que hace en cada paso:

• No diagnostica ni recomienda medicamentos porque las instrucciones se lo prohíben. Sin esa regla, podría contestar con conocimientos generales, porque una muela que duele es justo el tema de una clínica dental.
• El teléfono de urgencias sale por el dolor y la hinchazón, y el precio y la duración salen del servicio configurado en ChatPal. Después de hablar de un servicio, ofrece reservarlo en el chat, con una sola pregunta por mensaje.
• Las horas son reales: el horario de la dentista menos lo que ya tiene en su Google Calendar. En WhatsApp llegan en una lista que el paciente abre con un toque, así que el texto no las repite.
• No pide el teléfono. En WhatsApp ya lo tiene, así que lo propone para que el paciente lo confirme, y reserva en cuanto lo confirma.

Si el paciente hubiera mandado una foto de la encía, la respuesta habría sido la misma: tiene que verlo la dentista. Si hubiera mandado un audio, el asistente no habría contestado, porque ChatPal no escucha notas de voz. Fueron cuatro respuestas del asistente, que cuentan como cuatro de tu plan.

Cuánto cuesta al mes en una clínica con dos dentistas

Para comparar con números, suponemos una clínica que pierde unas 8 llamadas al día de 2 minutos, 25 días al mes: unos 400 minutos de teléfono. Por WhatsApp e Instagram le escriben 8 personas al día y cada conversación lleva 4 respuestas, como la del ejemplo: unas 240 conversaciones y 960 respuestas al mes. Son supuestos nuestros; pon tus cifras.

Algunos detalles cambian la cuenta:

• Voztro redondea cada llamada al minuto siguiente, así que con muchas llamadas cortas pagarás más que en este cálculo. digaclinic cuenta solo el tiempo en que el agente habla con alguien.
• Doctoralia se factura por año, con permanencia de 12 meses. Sus precios publicados son para un especialista; una clínica con varios dentistas pide cotización, con una cuota fija más un pago por cada paciente nuevo que le llega por Doctoralia.
• WhatsApp tiene un coste aparte. Desde el 1 de octubre de 2026, Meta da 1.000 respuestas de servicio gratis al mes por número y cobra desde la 1.001. Cuentan las del asistente y las que tu equipo manda desde ChatPal, así que con 960 del asistente estás al límite. Meta te lo factura directamente; ChatPal no cobra por mensaje.
• El plan gratuito de ChatPal sirve para probar: 100 respuestas son unas 25 conversaciones como la del ejemplo. Al llegar al límite, el asistente deja de responder hasta que cambies de plan o empiece el mes siguiente.
• ChatPal no cubre el teléfono. Si también pierdes llamadas, suma una de voz.

Cómo configurar ChatPal en una clínica dental

1. Dale tus tratamientos y precios. En Conocimiento, pestaña Archivos, sube la lista de precios, las mutuas o aseguradoras con las que trabajas, el horario, cómo llegar y la política de cancelación. Si están en tu web, usa la pestaña Web y enlaces.

2. Pega las reglas de arriba. Van en la tarjeta Instrucciones de la pestaña General de Configuración. En la tarjeta Saludo, escribe un Mensaje de bienvenida como este, que verá quien abra el chat de tu web o tu bot de Telegram, y haz clic en Guardar:

   Hola, soy el asistente de [nombre de la clínica]. Te ayudo con precios, horarios y citas. Por favor, no envíes por aquí síntomas, informes ni fotos de la boca: eso lo ve el dentista en consulta.

3. Conecta la agenda. En Integraciones, elige Google Calendar, Calendly o Altegio; cada asistente usa una sola. Con Google Calendar, usa Añadir servicio para la revisión, la limpieza y la visita de urgencia, completa una tarjeta por dentista con su calendario y su horario, y activa Aceptar reservas con este asistente. El precio del servicio admite euros o dólares; si cobras en pesos, déjalo en blanco y ponlo en tu lista. El paso a paso está en cómo agendar citas desde Instagram, WhatsApp y Telegram.

4. Deja que el paciente llegue a una persona. En Configuración, pestaña Transferencia y leads, activa Transferir a una persona cuando haga falta.

5. Pruébalo en la Zona de pruebas con diez preguntas reales de los mensajes del último mes, entre ellas una clínica y una foto, antes de conectar WhatsApp. Las pruebas también gastan respuestas.

Para ver cómo encaja ChatPal en el día a día de una clínica, mira ChatPal para clínicas dentales. Si todavía dudas entre una recepcionista de chat y una de voz, la guía de la recepcionista IA para pequeños negocios explica qué hace cada una y cuánto cuesta frente a una persona.