Нагадування про запис: шаблони для салону, клініки й перегляду квартири

Нагадування про запис зазвичай надсилають двічі: за добу до візиту, щоб клієнт ще встиг перенести запис, а ви віддати час комусь іншому, і за 2 години, з адресою й тим, як вас знайти. Добре нагадування вміщається в три рядки: хто ви, коли й куди прийти, як перенести і до котрої години. Нижче 30 шаблонів: для салону краси, стоматології й перегляду квартири, для підтвердження й перенесення, рядки про неявку та інструкції для керованих нагадувань ChatPal. Окремо розібрано правила каналів: у WhatsApp та Instagram нагадування за добу до візиту може просто не дійти.

{{customerName}} і {{appointmentTime}} у шаблонах підставляє ChatPal: ім'я клієнта й час візиту. [Значення в дужках] ви вписуєте один раз: назву, адресу, години. Якщо значення щоразу інше (послуга, лікар, адреса квартири), такий шаблон підходить для CRM чи ручного надсилання, а в ChatPal ці подробиці напише кероване нагадування. Фіксоване нагадування в ChatPal одне на всі записи асистента, тож шаблони для окремих випадків (перший візит, дитячий прийом, підготовка) ставте туди, лише якщо такий у вас кожен запис. Як налаштувати сам запис у чаті, описано в посібнику про запис з Instagram, WhatsApp і Telegram, а повні розмови із записом, перенесенням і скасуванням зібрано в прикладах бота для запису.

Що написати в нагадуванні

• Хто пише. Назва салону, клініки чи агенції на початку. Клієнт міг записатися в кілька місць на той самий тиждень.
• Коли. День словом («завтра», «сьогодні») і час. «16.10» без дня тижня змушує клієнта рахувати, який це день.
• Куди. Адреса, вхід, поверх, де залишити авто. У нагадуванні за 2 години це головне.
• До кого. Ім'я майстра, лікаря чи агента, якщо їх у вас кілька.
• Як перенести. Одне речення: куди написати і до котрої години це можна зробити.
• Що взяти чи як підготуватися. Лише коли це справді потрібно: документ, попередні знімки, без туші перед нарощуванням вій.
• Правило неявки. Один рядок, якщо воно у вас є. Без погроз.

Назви медичної процедури чи діагнозу в нагадуванні не пишіть: повідомлення видно на заблокованому екрані, і прочитати його може не лише пацієнт. «Прийом у стоматолога» достатньо.

Коли надсилати

Якщо клієнт записався пізніше, ніж мало прийти нагадування (сьогодні о 10:00 на 13:00), ChatPal нагадування за добу пропускає, а за 2 години надсилає як звичайно.

Якщо в інтеграції Google Calendar у картці фахівця задано Обмеження на скасування та перенесення, зробіть його коротшим за зсув нагадування. З нагадуванням за добу й обмеженням 12 годин клієнт має 12 годин, щоб перенести запис просто у відповідь. З обмеженням 24 години нагадування за добу прийде тоді, коли змінити запис у чаті вже не можна.

Шаблони для салону краси

1. За добу

{{customerName}}, нагадуємо: завтра о {{appointmentTime}} чекаємо Вас у [назва салону], [адреса]. Якщо плани змінилися, напишіть у цей чат, і ми перенесемо запис.

2. За добу, з проханням підтвердити

Добрий день, {{customerName}}! Завтра о {{appointmentTime}} у Вас запис у [назва салону]. Напишіть, будь ласка, «Так», якщо прийдете, або «Перенести», якщо потрібен інший час.

3. За 2 години, з дорогою

{{customerName}}, чекаємо Вас сьогодні о {{appointmentTime}}: [вул. Саксаганського, 12], вхід [з двору, друга арка]. [Паркуватися можна у дворі.]

4. Перший візит

{{customerName}}, раді, що Ви обрали [назва салону]! Завтра о {{appointmentTime}} чекаємо Вас за адресою [адреса]. Як нас знайти: [вхід з двору, дзвінок «Салон»]. Приходьте за [5-10] хвилин, щоб спокійно роздягнутися.

5. Процедура з підготовкою

{{customerName}}, нагадуємо про запис завтра о {{appointmentTime}} у [назва салону]. Перед [нарощуванням вій] [прийдіть без туші й не наносьте олійних засобів на повіки]. Якщо плани змінилися, напишіть у цей чат.

6. З передоплатою

{{customerName}}, завтра о {{appointmentTime}} чекаємо Вас у [назва салону]. Передоплата [300] ₴ піде в оплату послуги. Перенести запис зі збереженням передоплати можна до [18:00] сьогодні: просто напишіть у цей чат.

7. Коротке, за 2 години

До зустрічі сьогодні о {{appointmentTime}}! [Назва салону], [адреса].

Шаблони для стоматології

8. За добу

{{customerName}}, нагадуємо про прийом у стоматології [назва клініки] завтра о {{appointmentTime}}, [адреса]. Якщо не зможете прийти, напишіть у цей чат до [18:00] сьогодні: ми перенесемо прийом і віддамо цей час іншому пацієнтові.

9. За 2 години

{{customerName}}, чекаємо Вас сьогодні о {{appointmentTime}} у [назва клініки], [адреса, поверх]. Якщо запізнюєтеся більше ніж на [10] хвилин, напишіть нам: прийом, можливо, доведеться перенести.

10. Перший прийом

{{customerName}}, завтра о {{appointmentTime}} Ваш перший прийом у [назва клініки]. Прийдіть, будь ласка, за [10] хвилин, щоб заповнити анкету, і візьміть знімки чи виписки з інших клінік, якщо вони у Вас є.

11. Дитячий прийом

{{customerName}}, нагадуємо: завтра о {{appointmentTime}} дитячий прийом у [назва клініки]. [Дитина приходить з одним із батьків.] Візьміть улюблену іграшку, якщо так дитині спокійніше.

12. Прийом з підготовкою

{{customerName}}, нагадуємо про прийом завтра о {{appointmentTime}} у [назва клініки]. Перед прийомом [рекомендація лікаря щодо підготовки]. Якщо маєте запитання, напишіть у цей чат.

13. Тривалий прийом, за 3 дні

{{customerName}}, через 3 дні о {{appointmentTime}} у Вас тривалий прийом у [назва клініки]: під Вас зарезервовано [2] години роботи лікаря. Підтвердіть, будь ласка, у відповідь, що прийом у силі.

14. З правилом скасування

{{customerName}}, завтра о {{appointmentTime}} на Вас чекає лікар у [назва клініки]. Якщо плани змінилися, попередьте нас до [18:00] сьогодні. [Після двох пропущених без попередження прийомів ми записуємо лише з передоплатою.]

Шаблони для перегляду квартири

У кожного перегляду своя адреса, тому шаблони 15-19 підходять для ручного надсилання чи CRM. У ChatPal адресу й квартиру назве кероване нагадування (шаблон 29), якщо клієнт записався на перегляд у тій самій розмові, де питав про квартиру.

15. За добу

{{customerName}}, нагадую про перегляд квартири завтра о {{appointmentTime}}: [вул. Городоцька, 45, Львів], [2 кімнати, 6 поверх]. Я, [ім'я агента], зустріну Вас [біля під'їзду]. Якщо плани змінилися, напишіть у цей чат.

16. За годину, точка зустрічі

{{customerName}}, сьогодні о {{appointmentTime}} дивимося квартиру на [адреса]. Зустрічаємося [біля під'їзду №2, з боку двору]. Якщо не знайдете, мій телефон [номер].

17. Відділ продажів новобудови

{{customerName}}, завтра о {{appointmentTime}} чекаємо Вас у відділі продажів [ЖК «Назва»], [адреса]. Покажемо [шоурум і квартири в секції 3]. Візьміть [паспорт], якщо захочете забронювати квартиру.

18. Перегляд з власником

{{customerName}}, перегляд завтра о {{appointmentTime}} буде разом із власником, у нього є [30] хвилин. Приходьте, будь ласка, вчасно, а якщо запізнюєтеся, напишіть мені, і я попереджу.

19. Оренда: що взяти

{{customerName}}, нагадую про перегляд завтра о {{appointmentTime}}. Якщо квартира сподобається, власник готовий [підписати договір одразу]: візьміть [паспорт, ідентифікаційний код] і [суму за перший місяць і депозит].

Підтвердження, перенесення й скасування

20. Підтвердження одним словом

{{customerName}}, завтра о {{appointmentTime}} у Вас запис у [назва]. Напишіть «Так», якщо прийдете, або «Перенести», якщо потрібен інший час.

21. Перенесення до певної години

Якщо потрібно перенести запис, напишіть у цей чат до [20:00] сьогодні, і ми підберемо інший час. Пізніше перенести запис можна лише [за телефоном [номер]].

22. Скасування без ніяковості

Не зможете прийти? Напишіть «скасувати» у цей чат, і ми звільнимо час для іншого клієнта. Дякуємо, що попереджаєте!

У ChatPal на «Перенести» чи «скасувати» відповідає асистент: знаходить запис за номером телефону, з яким клієнт записувався (у Calendly за email), показує вільний час і переносить чи скасовує запис у вашому календарі. Тому на відповідь «Перенести» клієнт одразу отримує вільний час, і дзвонити нікому не треба.

Рядок про неявку

Правило неявки повідомляйте під час запису, а в нагадуванні лише повторюйте. Один рядок, спокійним тоном, з годиною чи сумою:

23. М'який

Якщо не зможете прийти, попередьте нас, будь ласка, за [12] годин: на цей час чекають інші клієнти.

24. З передоплатою

Якщо Ви скасуєте запис пізніше ніж за [24] години або не прийдете, передоплата [300] ₴ не повертається.

25. Після кількох неявок

Після [двох] пропущених без попередження візитів ми записуємо лише з передоплатою.

26. Для клініки

Час прийому зарезервовано для Вас разом з асистентом лікаря. Якщо плани змінилися, попередьте нас до [18:00] напередодні.

Правило про передоплату має збігатися з вашими умовами надання послуг. Шаблон є відправною точкою, а не юридичною консультацією.

Правила каналів: куди нагадування дійде

ChatPal надсилає нагадування в той чат, де клієнт записався. Чи дійде воно, вирішує канал:

Ось як це працює у WhatsApp. Клієнтка написала в понеділок о 19:00 і записалася на середу на 11:00. Вікно відкрите до вівторка 19:00, тож нагадування за добу (вівторок, 11:00) дійде. Нагадування за 2 години (середа, 9:00) дійде, лише якщо вона написала щось після 9:00 вівторка. Тому шаблони 2 і 20 просять відповісти «Так»: відповідь перезапускає 24-годинне вікно, і друге нагадування теж доходить. Якщо ж клієнтка записалася в понеділок на суботу і більше не писала, жодне з двох нагадувань у WhatsApp не дійде. Для таких записів потрібен схвалений шаблон, тобто нагадування з CRM чи сервісу розсилок.

Шаблони WhatsApp, схвалені Meta

Якщо нагадування у WhatsApp надсилає ваша CRM чи сервіс розсилок, це має бути шаблон, схвалений Meta. Нагадування про запис подають у категорії «утиліта» (utility): за правилами Meta такий шаблон пов'язаний з дією самого клієнта і нічого не рекламує. Додайте в нього знижку чи «запишіться ще раз», і Meta віднесе його до маркетингу. Тримайте текст сухим:

Нагадуємо про Ваш запис у [назва] [дата] о [час]. Адреса: [адреса]. Щоб перенести чи скасувати запис, відповідайте на це повідомлення.

Як нагадування працюють у ChatPal

1. Відкрийте Конфігурація, вкладку Автоматизація, розділ Нагадування і натисніть Додати нагадування.
2. Оберіть Перед зустріччю і в полі Зсув (хвилини) вкажіть, за скільки хвилин до візиту надіслати: 1440 за добу, 120 за 2 години. Одне нагадування означає один час, тож для двох нагадувань створіть два.
3. Оберіть тип. Фіксоване нагадування надсилає ваш Шаблон повідомлення як є. Кероване нагадування замість шаблону має Інструкції, і текст асистент пише сам.
4. Перемикач Увімкнено вже ввімкнений, тож натисніть Створити.

Те саме можна попросити в Copilot у кабінеті, наприклад «додай нагадування за 2 години до запису». Він спершу покаже зміну, і нагадування почне працювати лише після вашого підтвердження.

У фіксованому нагадуванні змінних дві. {{appointmentTime}} дає лише час, наприклад 15:00, без дати, тож день пишіть словом: «завтра» для 1440, «сьогодні» для 120, «через 3 дні» для 4320. {{customerName}} дає ім'я так, як клієнт назвався під час запису, у називному відмінку: «Олена», а не «Олено». Тому ставте ім'я окремим звертанням на початку або пишіть без імені.

Кероване нагадування пишеться з урахуванням інструкцій вашого асистента й розмови з клієнтом, тож може назвати послугу, майстра, дату, адресу квартири і звернутися в кличному відмінку. {{appointmentTime}} в інструкціях асистент замінить датою й часом. Ось три варіанти інструкцій:

27. Інструкції для салону чи клініки

Нагадай клієнту про запис. Назви послугу, фахівця, дату й час {{appointmentTime}} та адресу [адреса]. Звертайся на «Ви», в кличному відмінку, не більше трьох речень. Наприкінці напиши, що перенести запис можна, відповівши в цьому чаті до [18:00] напередодні.

28. Інструкції для стоматології

Нагадай пацієнту про прийом {{appointmentTime}} у [назва клініки], [адреса]. Не називай процедуру, діагноз чи скарги, навіть якщо вони є в розмові. Два речення, на «Ви». Додай, що перенести прийом можна, відповівши в цьому чаті.

29. Інструкції для перегляду квартири

Нагадай про перегляд, на який клієнт записався в цій розмові: адреса й коротко квартира, про яку він питав, дата й час {{appointmentTime}}. Якщо адреси в розмові немає, не вигадуй її, а напиши, що агент надішле точку зустрічі окремо. Два-три речення, на «Ви».

Замість Перед зустріччю можна обрати Після виявлення категорії: тоді повідомлення приходить через заданий Зсув (хвилини) після того, як асистент розпізнав у розмові вашу категорію, наприклад «Ціни». З варіантом Один раз у чаті клієнт отримає його лише раз. У WhatsApp та Instagram тримайте зсув меншим за 1440, щоб вкластися у 24-годинне вікно.

30. Якщо людина спитала ціну, але не записалася

Добрий день! Ви питали про ціни в [назва салону]. Якщо хочете записатися, напишіть зручний день, і я покажу вільний час.

Відповідь на нагадування: приклад розмови

Стоматологія з двома лікарями на Google Calendar, Telegram, фіксоване нагадування за 1440 хвилин, Обмеження на скасування та перенесення 12 годин. Четвер, 15 жовтня, 10:30. Розмову ми написали за правилами, за якими працює асистент ChatPal; клініка вигадана.

Асистент: Олена, нагадуємо про прийом у стоматології завтра о 10:30. Якщо не зможете прийти, напишіть у цей чат до 18:00 сьогодні.

Клієнтка: А можна завтра, але після обіду?

Асистент: Ваш запис: консультація, п'ятниця, 16 жовтня, о 10:30 у лікарки Ірини. Цього дня вона вільна лише після обіду: оберіть зручний час нижче або напишіть інший день і час.

[Кнопки: пт, 16 жовт. · 14:00 | пт, 16 жовт. · 15:30 | пт, 16 жовт. · 17:00]

Клієнтка: пт, 16 жовт. · 15:30

Асистент: Готово, запис перенесено: консультація, п'ятниця, 16 жовтня, о 15:30, лікарка Ірина.

✅ Консультація — пт, 16 жовт. · 15:30–16:00 (Ірина)

Номер телефону клієнтка дала, коли записувалася в цьому чаті, тож асистент його не перепитує. Вона змінила лише час, тому асистент запропонував години того самого дня і переніс запис одразу, без «Підтверджуєте?». Лікарка лишилася та сама: асистент переносить час, а не людину. У Telegram вільний час приходить кнопками під повідомленням, натискання надсилає текст кнопки як відповідь клієнта, а підсумок запису з'являється одним рядком у кінці повідомлення; у чаті на сайті це картки. Нагадування за 2 години, якщо ви його налаштували, прийде вже о 13:30. Якби до візиту лишалося менше 12 годин, асистент пояснив би правило, нічого не змінив і, якщо передача людині ввімкнена, запропонував би передати розмову вашій команді.

Нагадування працює з Altegio, Google Calendar і Calendly на кожному тарифі, зокрема безкоштовному, але лише для записів, які створив асистент у чаті. Про записи, які адміністраторка внесла в журнал сама, нагадує ваша CRM. Коли клієнт скасовує запис через асистента, заплановані нагадування скасовуються теж. Якщо ви видалите подію просто в Google Calendar, нагадування не прийде. Подію не перетягуйте в календар колеги: ChatPal прочитає це як скасування, і нагадування зупиниться.

Перевірте на собі, перш ніж вмикати для клієнтів: запишіться через свій Telegram-бот на час через 3 години, і нагадування за 2 години прийде за годину. Як асистент працює в салоні чи клініці загалом, дивіться на сторінках для салонів краси і для стоматологій.