Як приймати записи з Instagram, WhatsApp і Telegram в Altegio або Google Calendar

Який календар підключити

Записувати в Booksy чи Fresha ChatPal не може: таких інтеграцій немає. Для записів клієнток у салоні підходять два календарі:

• Altegio, якщо салон уже записує там. Послуги з цінами й тривалістю, майстрів і філії асистент читає з Altegio, тож у ChatPal їх не дублюєте.
• Google Calendar, якщо ви працюєте самі або з кількома колегами, а розклад ведете у звичайному календарі. Послуги, робочі години й фахівців ви задаєте в ChatPal, а зайнятий у календарі час клієнткам не пропонується.

В одного асистента одночасно може працювати лише одна інтеграція для запису. Якщо Altegio вже працює, а ви вирішили перейти на Google Calendar, спершу відключіть Altegio кнопкою «Відключити» на його сторінці. Відключення видаляє інтеграцію Altegio разом з усією конфігурацією, і скасувати це не можна; щоб повернутися до Altegio, підключіть його заново.

Крок 1: підключіть календар

Altegio

1. У панелі ChatPal відкрийте «Інтеграції» й оберіть Altegio.
2. Введіть «Логін» і «Пароль» облікового запису Altegio і натисніть «Зберегти». ChatPal входить в Altegio цим логіном і паролем; через нього асистент читає послуги, майстрів і вільний час, створює, переносить і скасовує записи.
3. З'явиться список «Локації»: це активні філії облікового запису. Перевірте, що в ньому є всі філії, куди мають записуватися клієнтки. Якщо якоїсь бракує, перевірте, чи вона активна в Altegio, і перевідкрийте сторінку інтеграції: список асистент читає з Altegio щоразу заново.

Перш ніж підключати канали, відкрийте в Altegio послуги й перевірте ціни, тривалість і те, хто з майстрів що робить. Асистент покаже клієнтці саме це: якщо «Манікюр з покриттям» там досі коштує 550 грн, а не 700, так він і відповість. Ціни оновлюються з Altegio протягом години, тож щойно змінену ціну клієнтка ще якийсь час може почути стару.

Якщо ви входите в Altegio через сторонній вхід (SSO), а не паролем, форма з логіном і паролем не підійде: напишіть на [email protected].

Google Calendar

Сторінка інтеграції веде через чотири кроки:

1. «Підключити Google Calendar». У вікні Google позначте всі запитані дозволи. Google лишає їх непозначеними, а без них асистент не зможе створювати й змінювати записи.
2. «Ваші послуги». Натисніть «Додати послугу»: назва, тривалість, ціна (необов'язково) з вибором «Валюта», «Перерва після візиту (хв)», якщо між клієнтками потрібен час, щоб прибрати робоче місце, і кнопка «Зберегти». Наприклад: «Манікюр з покриттям», 90 хвилин, 700 грн, перерва 15 хвилин.
3. «Фахівці та робочі години». Ім'я, «Календар», у який потраплятимуть записи, години на кожен день тижня і послуги цього фахівця. Кожній майстрині потрібен власний календар. Якщо це не календар підключеного акаунта, майстриня відкриває «Налаштування й доступ» свого календаря, у розділі «Спільний доступ» натискає «Додати користувачів і групи» і додає підключений акаунт з правом «Вносити зміни й переглядати деталі подій». Потім натисніть «Оновити список календарів», оберіть календар і натисніть «Зберегти фахівця».
4. «Запустити». Увімкніть «Приймати записи цим асистентом».

На картці фахівця є ще поле «Обмеження на скасування та перенесення»: за скільки годин до візиту клієнтка ще може перенести чи скасувати запис через асистента, від 1 до 168. Наприклад, 24 означає, що за добу до візиту клієнтка вже не змінить запис сама. Порожнє поле означає, що змінити запис можна аж до початку візиту. У налаштуваннях Altegio ChatPal такого поля не показує; клієнтка може перенести чи скасувати запис через асистента, а якщо Altegio відмовить, асистент скаже про це.

Крок 2: підключіть канали

Канали підключаються в тих самих «Інтеграціях» і працюють з асистентом, обраним у боковому меню. Якщо асистентів кілька, оберіть того, у якого підключено календар. Окремо вмикати запис у каналі не треба.

• Instagram: кнопка «Підключити Instagram» і вхід в Instagram. Потрібен бізнес-акаунт або акаунт автора (Creator), не особистий, і він має бути підключений до сторінки Facebook. Особистий акаунт можна перемкнути в налаштуваннях застосунку Instagram, а на екрані підключення в ChatPal є посилання «Як перемкнути».
• Telegram: у Telegram напишіть @BotFather команду /newbot, введіть назву бота й ім'я користувача (воно має закінчуватися на bot). У відповідь BotFather надішле токен: скопіюйте його. У ChatPal відкрийте «Інтеграції» > Telegram, натисніть «Підключити Telegram-бота», вставте токен у поле «Токен Telegram бота» й натисніть «Зберегти». Посилання на бота для клієнток з'явиться на сторінці інтеграції.
• WhatsApp: потрібні акаунт Facebook, бізнес-акаунт Meta (його можна створити прямо у вікні підключення) і номер WhatsApp Business. У «Інтеграціях» відкрийте WhatsApp і оберіть один із двох варіантів. Якщо номер уже користується WhatsApp Business на телефоні, натисніть «Підключити і залишити застосунок», позначте «Я розумію» і натисніть «Продовжити»; далі увійдіть через Facebook, оберіть номер і відскануйте QR-код зі спливаючого вікна в застосунку WhatsApp Business на телефоні. Якщо ви переносите номер у ChatPal, натисніть «Підключити через Cloud API»: номер не має бути в застосунку WhatsApp чи WhatsApp Business, тож спершу видаліть акаунт на телефоні. Якщо залишаєте застосунок, офіційного значка бізнесу для цього номера не буде, WhatsApp для Windows і WearOS не підтримуються, а застосунок треба регулярно відкривати, інакше Meta від'єднає номер.

Кожен канал має окремий посібник: автовідповіді в Instagram Direct для салону, WhatsApp Business із ШІ-асистентом і чат-бот у Telegram для бізнесу.

Що бачить клієнтка в кожному каналі

Клієнтка пише вільним текстом, а асистент уточнює, чого бракує, і показує вільний час. Як саме, залежить від каналу:

Працюють лише кнопки під останньою відповіддю асистента.

Далі асистент просить ім'я й телефон. Клієнтка може написати номер як звикла, наприклад 067 123 45 67: асистент покаже його з кодом країни й попросить підтвердити. У Telegram під час запису через Google Calendar номер можна передати кнопкою «Поділитися номером»; асистент запам'ятовує його для наступних чатів цієї клієнтки з тим самим асистентом. Коли час, ім'я й номер підтверджено, запис одразу з'являється в календарі, а клієнтка отримує підтвердження з послугою, датою й часом.

Пізніше вона може в тому ж чаті перенести чи скасувати запис. Асистент знаходить його за номером телефону, з яким вона записувалася, і чужих записів не показує.

Крок 3: запишіться самі

Тестовий запис справжній: майстриня побачить його у своєму розкладі, тож попередьте її заздалегідь.

1. Зі свого особистого Instagram напишіть на акаунт салону. Для Telegram відкрийте посилання на бота зі сторінки інтеграції, натисніть «Start» і тоді напишіть: «Хочу записатися на манікюр».
2. Оберіть час кнопкою, надішліть ім'я і свій номер, щоб потім легко впізнати запис у календарі.
3. Перевірте, що запис з'явився в Altegio чи Google Calendar у потрібної майстрині на потрібний час.
4. Скасуйте його в тому ж чаті: це теж справжня зміна, і час знову стане вільним.

Сповіщення про записи

Про кожен запис власникові й адміністраторам робочого простору приходить сповіщення з іменем клієнтки й часом, а також з телефоном і послугою, якщо їх передає сервіс запису. Куди саме прийде сповіщення, кожен налаштовує собі сам:

1. Натисніть назву робочого простору вгорі сторінки й оберіть «Керувати робочими просторами...».
2. Відкрийте вкладку «Сповіщення».
3. У рядку «Бронювання» перевірте стовпці Email і Telegram: за замовчуванням увімкнено все, а Telegram запрацює лише після підключення.
4. Для Telegram спершу натисніть «Підключити Telegram», а в боті, що відкриється, — «Start».

З роллю «Учасник» сповіщення про записи не приходять, хоч перемикачі й видно. «Адміністратор» тут означає роль у ChatPal, а не посаду в салоні; свою роль ви побачите на вкладці «Учасники» тієї ж сторінки.

Нагадування працюють в усіх каналах, крім Zendesk, але лише якщо ви його створите. Відкрийте «Конфігурація», вкладку «Налаштування», розділ «Нагадування» і натисніть «Додати». Оберіть «Перед зустріччю», у полі «Зсув (хвилини)» вкажіть, за скільки хвилин до початку його надіслати, оберіть тип «Фіксоване нагадування» і заповніть «Шаблон повідомлення» (для типу «Кероване нагадування» замість шаблону — «Інструкції») та натисніть «Створити»: 1440 означає за добу, 120 за дві години.

Тестові записи рахуються в місячному ліміті повідомлень (ціни й ліміти).

Коли потрібна людина

Передача розмови людині за замовчуванням вимкнена. Увімкніть її в «Конфігурація», вкладка «Налаштування», перемикач «Увімкнути передачу людині». Тоді коли клієнтка просить з'єднати її з людиною, асистент перестає відповідати в цьому чаті, а сповіщення на email чи в Telegram приходить учасникам робочого простору. Чат з'являється в розділі «Чати», у виді «Передані людині». Ви відповідаєте звідти, і відповідь приходить у той канал, де писала клієнтка. Перевірте це на тестовій розмові. Коли закінчите, натисніть «Повернути до ШІ».

Чого асистент не вміє

• Читати голосові, відео й стікери. У WhatsApp, Telegram і Instagram асистент дивиться на фото (до 4 у повідомленні, до 10 МБ кожне) і відповідає з урахуванням підпису, а голосові, відео й стікери ігнорує. В Instagram він відповідає на відповідь на сторіс як на звичайне повідомлення, але не бачить, на яку саме сторіс вона, а згадки в сторіс (mentions) не підтримуються.
• Писати першим. Нову розмову завжди починає клієнтка.
• Працювати в групах і каналах Telegram. Лише в особистих чатах з ботом.
• Приймати дзвінки чи працювати у Viber. Голосових дзвінків і Viber у ChatPal немає.
• Записувати в Zendesk. Там запис і нагадування не працюють.