Бот для запису клієнтів: вісім прикладів розмов із записом, перенесенням і скасуванням

Бот для запису клієнтів у ChatPal веде розмову, як адміністраторка в Direct: ставить одне запитання за раз, бере вільний час з вашого календаря й записує, не перепитуючи зайвого. Він працює в чаті на сайті, в Instagram, WhatsApp, Telegram і Facebook Messenger, а записи створює в Altegio, Google Calendar або Calendly. Телефонних дзвінків він не приймає.

Нижче вісім розмов: запис до будь-якої вільної майстрині, зайнятий день, запитання про ціну, перенесення, два скасування, консультація через Calendly і прохання покликати людину. Ми написали їх за правилами, за якими працює асистент ChatPal: той самий порядок кроків і ті самі обмеження. Слова в живій розмові будуть інші. Салон, студії й бухгалтерка вигадані, а дати відраховано від четверга, 15 жовтня.

Що бот перевіряє, перш ніж запропонувати час

• Послугу. Якщо слова клієнтки підходять під кілька послуг («масаж», коли масажів у вас три), асистент спершу питає, який саме: тривалість і ціна в них різні. Якщо послуга одна, він не питає зовсім.
• Хто її робить. Якщо послугу робить одна майстриня, асистент записує до неї. Якщо кілька, він називає всіх і пропонує ще варіант «до будь-кого».
• Вільний час. В Altegio асистент бачить той самий розклад, що й ваші адміністратори. У Google Calendar вільний час рахується з робочих годин майстрині мінус події в її календарі, а після кожного запису лишається «Перерва після візиту (хв)», якщо ви її задали. У Calendly це ваша доступність на 30 днів наперед. Асистент показує щонайбільше три варіанти й ніколи не вигадує час.
• Правило скасування. У Google Calendar для кожної майстрині можна задати «Обмеження на скасування та перенесення», від 1 до 168 годин до візиту. Новий запис воно не обмежує.
• Номер телефону. Номер без коду країни асистент доповнює й показує клієнтці для підтвердження, номер з +380 приймає одразу. За цим номером він потім знайде запис. У Calendly замість номера електронна адреса.

На всіх п'яти каналах послуги й вільний час приходять кнопками або карткою, і натиснути можна лише ті, що під останньою відповіддю. У прикладах це позначено як [Картка: …] і [Кнопки: …].

Запис до будь-якої вільної майстрині

Манікюрна студія у Львові, Google Calendar, чат на сайті. «Манікюр з покриттям» (90 хвилин, 700 ₴) роблять дві майстрині.

Клієнтка: Добрий день! Хочу на манікюр з покриттям у суботу.

Асистент: Манікюр з покриттям роблять Ірина та Оксана. До кого Вас записати? Можу також знайти найближчий час у будь-якої з них.

[Кнопки: Ірина | Оксана | До будь-кого]

Клієнтка: До будь-кого

Асистент: У суботу, 17 жовтня, вільні години є. Оберіть, будь ласка, зручну нижче або напишіть інший день і час.

[Картка: Вільні години, сб, 17 жовтня: 10:00, 13:30, 16:00. Інші дні: пн, 19 жовтня; вт, 20 жовтня]

Клієнтка: сб, 17 жовтня о 13:30

Асистент: Субота, 17 жовтня, 13:30. Підкажіть, будь ласка, Ваше ім'я та номер телефону.

Клієнтка: Олена, 067 123 45 67

Асистент: Записати Вас на манікюр з покриттям у суботу, 17 жовтня, о 13:30, Олена, +380671234567?

[Кнопки: Так, записати | Змінити номер]

Клієнтка: Так, записати

Асистент: Олено, Ви записані: манікюр з покриттям, субота, 17 жовтня, з 13:30 до 15:00, майстриня Оксана.

[Картка: ✓ Запис підтверджено. Манікюр з покриттям, сб, 17 жовтня, 13:30. Майстер: Оксана]

Асистент не обрав майстриню сам, а спитав, назвавши обох. «До будь-кого» шукає час в обох календарях одразу й віддає запис тій, у кого цього дня менше записів. Номер без коду асистент показав з +380 і записав лише після «Так». Запис з'явився в календарі Оксани, а власник і адміністратори робочого простору отримали сповіщення з ім'ям, часом, послугою й телефоном.

Бажаний день уже зайнятий

Салон у Києві з двома філіями, Altegio, Instagram Direct.

Клієнтка: Привіт, є щось на п'ятницю на жіночу стрижку до Марини?

Асистент: У яку філію Вас записати: на Подолі чи на Позняках?

[Кнопки: Поділ | Позняки]

Клієнтка: Поділ

Асистент: На жаль, у п'ятницю, 16 жовтня, у Марини на Подолі вільного часу вже немає. Найближчі вільні години під повідомленням, або напишіть день, який Вам підходить.

[Кнопки: сб, 17 жовт · 11:00 | сб, 17 жовт · 15:30 | вт, 20 жовт · 10:00 | Більше часу]

Клієнтка: сб, 17 жовт · 11:00

Асистент: Субота, 17 жовтня, 11:00 у Марини вільно. Підкажіть, будь ласка, Ваше ім'я та номер телефону.

Клієнтка: Катерина, +380501112233

Асистент: Катерино, Ви записані: жіноча стрижка, субота, 17 жовтня, з 11:00 до 12:00, майстриня Марина, філія на Подолі. ✅ Жіноча стрижка — сб, 17 жовт · 11:00–12:00 (Марина)

Філій дві, тому асистент спершу питає, яка. Майстриню клієнтка назвала сама, тож про майстрів він не питає. Про зайняту п'ятницю він каже прямо й одразу дає три найближчі варіанти замість «оберіть інший день». Номер прийшов з кодом країни, тому запис створено без додаткового «Підтверджуєте?». В Instagram варіанти приходять кнопками швидкої відповіді, а підтвердження пишеться в тексті повідомлення.

Ціна й тривалість до запису

Масажна студія з однією масажисткою, Google Calendar, WhatsApp. У списку послуг «Масаж спини» (40 хвилин, 700 ₴) і «Загальний масаж» (60 хвилин, 1000 ₴).

Клієнт: Скільки у вас коштує масаж і скільки триває?

Асистент: Масаж спини триває 40 хвилин і коштує 700 ₴, загальний масаж триває 60 хвилин і коштує 1000 ₴. Записати Вас просто тут, у чаті?

Клієнт: А лімфодренажний робите?

Асистент: Про лімфодренажний масаж у мене інформації немає, це краще уточнити в адміністратора студії.

Клієнт: Ок, тоді загальний. Що є на завтра ввечері?

Асистент: Завтра, 16 жовтня, вільний лише один час: 18:30. Оберіть його в списку або напишіть інший день.

[Кнопка «Обрати час» відкриває список: пт, 16 жовт · 18:30 | сб, 17 жовт | пн, 19 жовт]

Ціни й тривалість асистент бере лише зі списку послуг: у Google Calendar це те, що ви ввели в «Ваші послуги», в Altegio те, що записано в Altegio (зміни доходять протягом години). Послуги, якої немає в списку, він не вигадує і не називає їй ціни. Після відповіді про ціну він пропонує записатися в чаті, а далі розмова йде так само, як у першому прикладі. У WhatsApp вільний час відкривається списком за кнопкою «Обрати час».

Перенесення на інший день

Та сама манікюрна студія, Telegram.

Клієнтка: Добрий вечір, мені треба перенести запис на інший день.

Асистент: Підкажіть, будь ласка, номер телефону, на який Ви записувалися.

Клієнтка: +380671234567

Асистент: Ваш запис: манікюр з покриттям у суботу, 17 жовтня, о 13:30 в Оксани. Вільні дні в Оксани нижче: оберіть зручний час або напишіть свій день.

[Кнопки: вт, 20 жовт · 10:00 | вт, 20 жовт · 12:30 | ср, 21 жовт | чт, 22 жовт | Покажіть більше варіантів часу]

Клієнтка: вт, 20 жовт · 12:30

Асистент: Готово, запис перенесено: манікюр з покриттям, вівторок, 20 жовтня, з 12:30 до 14:00, майстриня Оксана. ✅ Манікюр з покриттям — вт, 20 жовт · 12:30–14:00 (Оксана)

Клієнтка просила інший день, тому асистент показав інші дні, а не ще три години на суботу. Обраний час він переніс одразу, не питаючи «Перенести?». Майстриня лишається та сама: щоб піти до Ірини, запис скасовують і створюють новий. Якщо у вас налаштоване нагадування, старе скасовується, а нове ставиться на вівторок і прийде вже в Telegram.

Скасування за кілька днів і в останній момент

Студія з Google Calendar, чат на сайті, у майстринь задано «Обмеження на скасування та перенесення» 24 години. Спершу клієнтка скасовує запис на наступний тиждень.

Клієнтка: Хочу скасувати запис, мій номер +380931234567.

Асистент: Скасувати Ваш запис на манікюр з покриттям у четвер, 22 жовтня, о 10:00 в Ірини?

[Кнопки: Так, скасувати | Залишити запис]

Клієнтка: Так, скасувати

Асистент: Запис скасовано: манікюр з покриттям, четвер, 22 жовтня, 10:00, майстриня Ірина.

[Картка: Запис скасовано. Манікюр з покриттям, чт, 22 жовтня, 10:00. Майстер: Ірина]

А тепер четвер, 19:00, і клієнт хоче скасувати візит на завтра о 10:00. Передача людині в цього асистента увімкнена.

Клієнт: Завтра на 10:00 не встигаю, скасуйте, будь ласка. +380632345678

Асистент: Скасувати чи перенести запис через чат можна не пізніше ніж за 24 години до візиту, тому Ваш запис на завтра, п'ятницю, 16 жовтня, о 10:00 залишається в силі. Розмову передано команді студії, вони відповідять Вам у цьому чаті.

Перед скасуванням асистент завжди перепитує, який саме запис, і після скасування називає послугу, дату й час. У межах обмеження він не робить вигляд, що щось змінив. Якщо передача людині вимкнена, він запропонує зв'язатися зі студією напряму. Обмеження стосується лише асистента: ви самі можете перенести запис у Google Calendar будь-коли. В Altegio такого поля в ChatPal немає, тож асистент скасує запис, якщо Altegio це дозволяє, а про відмову Altegio скаже клієнтці.

Консультація через Calendly

Бухгалтерка для ФОП, Calendly на платному тарифі, чат на сайті. Типи зустрічей: «Коротка консультація» (30 хвилин) і «Повна консультація» (60 хвилин).

Клієнт: Добрий день, хочу записатися на консультацію щодо ФОП 3 групи.

Асистент: Яку консультацію бажаєте?

[Картка: Коротка консультація, 30 хв | Повна консультація, 60 хв]

Клієнт: Повну

Асистент: Найближчі вільні години нижче. Оберіть зручну або напишіть інший день і час.

[Картка: Вільні години, пн, 19 жовтня: 10:00, 11:30, 15:00. Інші дні: вт, 20 жовтня; ср, 21 жовтня]

Клієнт: пн, 19 жовтня о 15:00

Асистент: Понеділок, 19 жовтня, 15:00 вільно. Підкажіть, будь ласка, Ваше ім'я та електронну адресу.

Клієнт: Андрій Коваль, [email protected]

Асистент: Андрію, Ви записані: повна консультація, понеділок, 19 жовтня, з 15:00 до 16:00. Лист-підтвердження від Calendly прийде на пошту, у ньому є посилання, щоб перенести чи скасувати зустріч.

[Картка: ✓ Запис підтверджено. Повна консультація, пн, 19 жовтня, 15:00]

У Calendly клієнта впізнають за email, а не за телефоном. Телефон асистент спитає, лише якщо зустріч є дзвінком, який робите ви, а обов'язкові запитання з вашої форми Calendly поставить у тому самому повідомленні. Часовий пояс він бере з вашого акаунта Calendly і клієнта про нього не питає. На безкоштовному тарифі Calendly асистент показує вільний час і дає посилання на вашу сторінку Calendly, де клієнт завершує запис сам. Скасувати зустріч у чаті можна на будь-якому тарифі.

Клієнтка хоче поговорити з людиною

Манікюрна студія, Instagram, передачу людині увімкнено.

Клієнтка: Можна поговорити з адміністраторкою? Хочу складний дизайн, треба узгодити.

Асистент: Ваше повідомлення вже в команди студії, вони відповідять у цьому чаті.

Відповідь коротка навмисно: асистент не обіцяє, коли відповідять, і не починає узгоджувати дизайн сам. Далі він мовчить у цьому чаті, а учасники робочого простору отримують сповіщення. Чат з'являється в розділі «Чати», у виді «Передані людині»: ви відповідаєте звідти, і відповідь приходить в Instagram. Коли закінчите, натисніть «Повернути до ШІ». Передача вмикається в «Конфігурація», вкладка «Передача та ліди», перемикач «Передавати людині за потреби». Якщо її вимкнено, асистент не обіцяє людину: в Instagram він може сказати, що команда бачить цей чат і може тут відповісти, але без обіцянок, а на інших каналах дає контакти, які ви вказали в «Конфігурація».

Нагадування після запису

Нагадування не надсилаються, поки ви їх не створите. В асистента відкрийте «Конфігурація», вкладку «Автоматизація», розділ «Нагадування» і натисніть «Додати нагадування». Оберіть «Перед зустріччю» і в полі «Зсув (хвилини)» вкажіть, за скільки хвилин до початку його надіслати: 1440 означає за добу, 120 за дві години.

Тип «Фіксоване нагадування» надсилає ваш «Шаблон повідомлення» як є. {{customerName}} підставляє ім'я, з яким клієнтка записалася, а {{appointmentTime}} лише час візиту, без дати, тому для нагадування за добу день напишіть словами:

{{customerName}}, нагадуємо: завтра о {{appointmentTime}} чекаємо Вас у [назва студії]. Якщо плани змінилися, напишіть у цей чат, і ми перенесемо запис.

Тип «Кероване нагадування» замість шаблону має «Інструкції»: асистент сам пише текст з урахуванням розмови. Більше готових текстів є в шаблонах нагадувань про запис.

Нагадування приходить у той чат, де клієнтка записалася або востаннє перенесла запис. Коли вона переносить чи скасовує запис через асистента, нагадування переноситься чи скасовується разом із ним. Якщо ви видалите подію просто в Google Calendar, нагадування теж не прийде. У WhatsApp і Instagram діють правила Meta: звичайне повідомлення клієнтці можна надіслати протягом 24 годин після її останнього повідомлення. Тож якщо вона записалася за тиждень, нагадування за добу до візиту може не дійти. У Messenger діє таке саме правило 24 годин, тому в Messenger ChatPal нагадувань не надсилає.

Як отримати такі розмови у себе

Підключіть календар, у якому вже ведете записи (Altegio, Google Calendar чи Calendly), а потім канали. Покроково це описано в посібнику про запис з Instagram, WhatsApp і Telegram. Що ще, крім записів, асистент бере на себе в листуванні, дивіться в посібнику AI-адміністратор для малого бізнесу. Перш ніж відкривати запис клієнтам, запишіться самі й скасуйте запис у тому самому чаті: так ви побачите ці розмови на своїх послугах і своєму розкладі.